RFH Rijnsburg over op 100% orderpicken

"Rondom de livegang spelen er twee belangrijke zaken”, vertelt Erik van den Hoek, manager Logistiek in Rijnsburg. “We kregen te maken met een nieuw proces én we gingen dat proces in met een tekort aan mensen. Dat we de normtijden niet zouden halen, wisten we al. Het is momenteel ingewikkeld op de arbeidsmarkt. De piekmaatregelen die we nemen, zijn er natuurlijk niet voor niets. Ook met ons oude proces, hadden we de normtijden niet gehaald."

De overgang naar het orderpickproces maakt andere dienstverlening mogelijk. Erik: "Klokvoorverkoop kunnen we nu al eerder gaan picken. Klanten die gebruikmaken van de dienst Select Delivery, krijgen de producten die zij via Klokvoorverkoop inkopen nu al eerder. Op termijn gaan we ook afleveren in aflevertijdvakken. Dat is goed nieuws voor onze maatwerk klanten. Door handel in een bepaald tijdvak af te leveren, houden zij tot aan die levering de ruimte in hun box vrij voor eigen of andere bedrijfsprocessen. Een volgende stap is dat we meerdere orderpickzones even laat willen laten eindigen, dan hoeven klanten niet te lang te wachten op de laatste koop die binnenkomt. “Uiteindelijk willen we ernaartoe dat een koper alle inkopen binnen het gewenste tijdvak binnenkrijgt."
Lange aanloop
In Rijnsburg was er een lange aanloop naar de livegang. Erik: “Sinds april 2022 deden we al ervaring op met orderpicken van bloemen in twee orderpickzones. Wij hadden een groot voordeel, we konden de leerpunten op het gebied van IT uit Eelde en Naaldwijk direct meenemen. Een nieuw proces en daaraan wennen kost tijd. We hebben veel aandacht besteed aan de instructies en zorgvuldig werken.” Medewerkers testten het orderpicken uitvoerig met lege stapelwagens om te achterhalen waar het beter kon als het gaat om rijroutes en werkwijzen. Erik: “Dit zorgde ervoor dat er op die eerste dag al een relatieve rust was op de werkvloer. We hadden de eerste dag niet meer fouten dan in de startsituatie met de eerste twee orderpick zones. En ook nu hebben we nog een lange aanloop naar de piek. We verwachten dat het proces stabiel en betrouwbaar is in de periode dat onze klanten dat het hardst nodig hebben."
Kleine problemen
Na twee goede eerste dagen kregen we op maandag 30 januari 2023 te maken met een aantal kleine problemen. De verwachte eindtijd op onze website kwam niet overeen met de daadwerkelijke verwachting. Heel vervelend voor klanten, die hierdoor in hun eigen processen rekening hielden met een verkeerde verwachte eindtijd. Ook de prioriteringsinstellingen die we gebruiken voor een efficiënt, logistiek proces bleken niet helemaal juist. Hierdoor werden kleine orders pas laat uitgeleverd. Het was heel waardevol, dat klanten dit hebben gemeld, want hierdoor konden we de oorzaak nog dezelfde dag achterhalen en aanpassen."

Op vrijdag 3 februari lag het orderpicken stil. Een probleem met dubbele lijsten in het orderpicksysteem. “Onze software leverancier had het systeem binnen anderhalf uur weer draaiend, maar het blijft vervelend, want door de storing waren we al met al een uur later klaar. Ook onze klanten hadden hierdoor natuurlijk een vertraging. We zetten alles op alles om de oorzaak te achterhalen en herhaling in de toekomst voorkomen."

Verder verbeteren
“In vergelijking met de startdag op donderdag 26 januari 2023 hebben we een week later op donderdag 2 februari 2023 al een 20 minuten ingelopen op de eindtijd. Daar ben ik heel blij mee, maar daarmee ben je er nog niet.”

Om te blijven verbeteren, wordt iedere dag na het proces besproken met medewerkers wat er goed ging, wat beter kan en wat we morgen al anders doen. Erik: “Medewerkers melden het bij ons als iets niet goed werkt en denken actief mee over verbeteringen.” Ook van buitenaf komen er suggesties voor verbetering. De afdeling LDK (Logistieke Dienstverlening Klanten) heeft veel contact met kopers en geeft signalen die zij opvangen door. “We verbeteren dus met de input van medewerkers én de input van klanten. Kopers kunnen ook meldingen doorgeven via ons Klant Contact Center. Zo werken we samen steeds verder toe naar ons uiteindelijke doel: passende logistiek, op wens van de klant."

Naaldwijk planten derde kwartaal 2023 over
Na Eelde is Rijnsburg als tweede locatie volledig over op het orderpicken van bloemen én planten. Naaldwijk is met de bloemen al volledig over op orderpicken. De overgang naar het orderpicken bij planten in Naaldwijk is uitgesteld tot na de piek en staat op de planning voor het derde kwartaal van dit jaar.

Hoe werkt orderpicken en waarom wil Royal FloraHolland dit op alle locaties invoeren? Bekijk de video:

Bron: Royal FloraHolland